Elektroniczne wnioski urlopowe - postaw na nowoczesne rozwiązanie w swojej firmie

Jeszcze kilka lat temu w większości firm standardem było posługiwanie się tradycyjnymi, papierowymi wnioskami urlopowymi. Dziś jest już zupełnie inaczej. Coraz więcej przedsiębiorstw przestawia się na elektroniczne wnioski urlopowe. Takie rozwiązane nie tylko usprawnia codzienną pracę działów kadrowo-płacowych, ale również ułatwia wnioskowane o urlop samym pracownikom. Warto zatem wiedzieć więcej, dlaczego wybór tego nowoczesnego rozwiązania to dla firmy dobra decyzja.

W jaki sposób elektroniczne wnioski urlopowe mogą poprawić komunikację w firmie?

Elektroniczne wnioski urlopowe to skuteczny sposób na poprawę komunikacji w firmie i przyspieszenie obiegu informacji. Mowa tu przede wszystkim o wymianie informacji między działem kadrowo-płacowym a pracownikami, która dzięki oprogramowaniu online przebiega znacznie szybciej. Pracownik nie musi już wypełniać i dostarczać papierowego wniosku urlopowego. Może to zrobić online, wypełniając prosty formularz i wysyłając go jednym kliknięciem. Nie da się ukryć, że jest to rozwiązanie znacznie szybsze w porównaniu z drukowaniem wniosku, jego ręcznym wypełnianiem i osobistym dostarczaniem do działu kadr.

System elektronicznych wniosków urlopowych w ogromnym stopniu przyspiesza obieg informacji w firmie. To nie tylko sprawne przesłanie wniosku o urlop do działu kadr, ale także szybkie poinformowanie o tym fakcie przełożonego, który wniosek musi zatwierdzić. Dzięki dedykowanemu oprogramowaniu kierownik na bieżąco otrzymuje powiadomienie o wniosku urlopowym i może bardzo szybko się do niego ustosunkować. Dostęp do dokumentów elektronicznych możliwy jest o każdej porze i z dowolnego miejsca. 

Jak system elektronicznych wniosków urlopowych poprawia organizację pracy?

Ogromną zaletą systemu elektronicznych wniosków urlopowych jest także to, że takie rozwiązanie w bardzo dużym stopniu poprawia organizację pracy w firmie. Przede wszystkim eliminuje konieczność archiwizowania dokumentów w formie papierowej. Oznacza to nie tylko oszczędność czasu, ale i przestrzeni. Im więcej firma zatrudnia pracowników, tym więcej miejsca potrzebuje na kartotekę. System elektronicznych wniosków urlopowych rozwiązuje ten problem.

Wszystkie wnioski urlopowe przechowywane są w tzw. chmurze. Co więcej, tego typu oprogramowanie umożliwia także prowadzenie ewidencji czasu pracy czy planowanie i rozliczanie delegacji online. Dzięki temu nie jest już potrzebne fizyczne miejsce do archiwizowania wielu dokumentów kadrowych. Cyfryzacja to:

• lepsza komunikacja,
• szybszy obieg dokumentów,
• brak konieczności posiadania przestrzeni do archiwizowana dokumentów, co znacząco podnosi wydajność pracy w firmie.

W jaki sposób system elektronicznych wniosków urlopowych wpływa na bezpieczeństwo danych?

Wdrożenie w firmie systemu elektronicznych wniosków urlopowych ma także bardzo duży wpływ na poprawę bezpieczeństwa dokumentów kadrowych. W tradycyjnym archiwum dokumentacja może ulec zniszczeniu. Może się tak stać choćby z powodu pożaru czy zalania. Takiego ryzyka nie ma w przypadku dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej. Są one bowiem przechowywane na odpowiednio zabezpieczonych serwerach. Co więcej, regularnie wykonywaną są kopie zapasowe wszystkich plików. Oznacza to, że ich utrata jest praktycznie niemożliwa. Jest to zatem rozwiązanie znacznie bezpieczniejsze.