Utrzymanie fizycznych serwerów i lokalnych licencji obciąża budżet i ogranicza mobilność zespołu księgowego. Przechodząc na oprogramowanie dla biur rachunkowych w chmurze, niemal natychmiast zauważysz trzy główne korzyści – niższe koszty, możliwość pracy z dowolnego miejsca oraz automatyzację zadań. Przekonaj się, czy to rozwiązanie sprawdzi się w Twoim biurze.

3 korzyści oprogramowania w chmurze

Migracja procesów na zewnętrzne serwery to sprawdzony sposób na rozwój nowoczesnej firmy. Szczególnie oprogramowanie dla biur rachunkowych czerpie z tego modelu wymierne korzyści, usprawniając codzienną obsługę klientów.

• Redukcja kosztów i brak konieczności obsługi IT – model rozliczeń oparty na faktycznym zużyciu zasobów znacząco obniża próg wejścia. Znika konieczność zakupu drogiego sprzętu, a ciężar wdrażania aktualizacji przejmuje na siebie dostawca.
• Pełna mobilność i skalowalność – swobodny dostęp do bazy klientów z dowolnego urządzenia ułatwia elastyczną pracę zdalną i współpracę z ekspertami z całego kraju. Ponadto system rośnie wraz z biznesem, płynnie dostosowując się do liczby obsługiwanych podmiotów.
• Przyspieszenie działania i automatyzacja – w przeciwieństwie do tradycyjnych rozwiązań, nowoczesne platformy chmurowe eliminują przestoje technologiczne. Gwarantują przy tym szybką wymianę danych, co odczuwalnie przyspiesza realizację codziennych obowiązków.

Jak działa program księgowy w chmurze?

Zamiast obciążać firmowe dyski, program księgowy w chmurze przechowuje bazy danych na serwerach zewnętrznych. Użytkownik uzyskuje do nich dostęp przez zwykłą przeglądarkę, a całe obciążenie obliczeniowe leży po stronie dostawcy.

Aplikacje przeglądarkowe mogą oferować mniejsze możliwości wizualnej personalizacji interfejsu niż systemy lokalne, ale w pełni rekompensują to swoją elastycznością.

OCR i KSeF w codziennej pracy

Ręczne wprowadzanie dokumentów nie jest już konieczne. Systemy OCR błyskawicznie odczytują zeskanowane faktury, a algorytmy automatycznie rozpoznają kluczowe dane – od kwot po numery NIP.

„W codziennej pracy biura rachunkowego ogromne znaczenie ma możliwość automatyzacji procesów – a w szczególności tych, które zajmują mnóstwo czasu, ale jednocześnie są powtarzalne i przebiegają określonych schematów. Dobrym tego przykładem jest przepisywanie danych z faktur – z badań przeprowadzonych w ubiegłym roku przez Symfonię wynika, że w wielu biurach tylko ta jedna czynność potrafi zajmować nawet połowę czasu pracy. Program, który potrafi samodzielnie odczytywać dane z dokumentów za pomocą OCR, okaże się w takim przypadku ogromnym ułatwieniem. Pozwoli on nie tylko szybko wprowadzić nowe dokumenty do systemu, ale również ograniczy ryzyko pomyłek.” – informuje strona Symfonia.pl. Symfonia KSeF Plus to chmurowe oprogramowanie dla biur rachunkowych i przedsiębiorców, które pozwala obsługiwać faktury ustrukturyzowane w ramach Krajowego Systemu e-Faktur.

Chmura czy lokalny program księgowy?

Wybór między chmurą a środowiskiem lokalnym (desktop) to kluczowa decyzja technologiczna. Aplikacje webowe odciążają firmowe komputery, gwarantują dostęp do danych z dowolnego miejsca i automatycznie aktualizują się w tle.

Koszty utrzymania obu rozwiązań

Aspekty finansowe utrzymania infrastruktury technologicznej różnią się w zależności od wybranego modelu:

Kiedy desktop ma przewagę?

Klasyczne oprogramowanie stacjonarne nadal bywa niezastąpione. Sprawdza się w biurach, które ze względu na rygorystyczne procedury wewnętrzne wymagają pełnej, fizycznej kontroli nad swoimi danymi.

Bezpieczeństwo danych w chmurze

Wbrew obiegowym opiniom bezpieczeństwo danych w chmurze często przewyższa standardy osiągalne na zwykłych komputerach biurowych. Odpowiadają za to między innymi:

• Certyfikowane centra danych – pliki klientów są chronione w profesjonalnych ośrodkach (np. Comarch Data Center), wyposażonych w zaawansowane systemy zabezpieczeń przed cyberatakami.
• Szyfrowanie transmisji – zabezpiecza wrażliwe dane księgowe i finansowe przed przechwyceniem lub niekontrolowanym wyciekiem podczas przesyłania.
• Nadzór techniczny i regularny backup – zespoły specjalistów stale monitorują infrastrukturę i wykonują automatyczne kopie zapasowe. Dzięki temu przywrócenie bazy po ewentualnej awarii zajmuje zazwyczaj najwyżej kilka minut.

2FA i certyfikacja ISO

Samo hasło często nie wystarcza do ochrony konta. Standardem staje się uwierzytelnianie dwuskładnikowe (2FA), które wymaga zatwierdzenia logowania dodatkowym kodem ze SMS-a lub aplikacji, co znacząco utrudnia nieautoryzowany dostęp.

Jakie funkcje oferują systemy ERP?

Nowoczesne oprogramowanie klasy ERP dla biur rachunkowych znacznie wykracza poza zwykłą ewidencję księgową, oferując szereg zaawansowanych funkcji:

• Zintegrowane moduły kadrowo-płacowe – usprawniają zarządzanie wypłatami i dokumentacją pracowniczą w obrębie wszystkich obsługiwanych spółek.
• Automatyzacja i zaawansowane raportowanie – przyspieszają obieg dokumentów i ułatwiają wymianę danych z aplikacjami zewnętrznymi.
• Praca na wspólnych danych – to jedna z głównych zalet technologii webowej. Umożliwia całemu zespołowi jednoczesny dostęp do tej samej bazy w czasie rzeczywistym, eliminując problem dublowania plików.
• Modułowa budowa – oprogramowanie można elastycznie rozbudowywać. Funkcje i moduły dobiera się w zależności od aktualnych potrzeb i skali obsługiwanego przedsiębiorstwa.

Wymagania techniczne i wdrożenie

Przejście na chmurowy program księgowy to zazwyczaj sprawny proces. Odpada tu bowiem konieczność czasochłonnej konfiguracji i utrzymania lokalnych serwerów.

Na co uważać przy wyborze?

Przed wyborem konkretnej platformy warto przeanalizować kilka kluczowych kryteriów:

• Wsparcie techniczne (helpdesk) – przy częstych zmianach w przepisach i napiętych terminach rozliczeń szybka i merytoryczna pomoc dostawcy oprogramowania jest niezbędna.
• Warunki umowy licencyjnej – przed podpisaniem dokumentów warto sprawdzić klauzule dotyczące rozwiązania umowy oraz upewnić się, że cennik nie zawiera ukrytych opłat (np. za dodanie kolejnych użytkowników).
• Eksport danych – jasne procedury pobierania własnych baz ułatwiają ewentualną migrację do innego systemu w przyszłości i gwarantują ciągłość pracy biura.