Rozwój firmy bez kolejnych rekrutacji. Jak odzyskać czas zespołu, który już pracuje

Wielu właścicieli małych i średnich firm zna ten moment. Firma ma zamówienia, ma pomysły na nowe usługi i klientów, do których warto dotrzeć, a jedyną drogą do wzrostu wydaje się kolejny etat. Potem przychodzi ogłoszenie, rozmowy, tygodnie wdrażania i niepewność, czy nowa osoba zostanie na dłużej. Coraz więcej przedsiębiorców mówi wprost, że ma dość tego cyklu i chce rosnąć z ludźmi, których już zna i którym ufa.

Najlepsi ludzie zajmują się najprostszymi rzeczami

W większości firm sprawdzeni pracownicy spędzają sporą część dnia na czynnościach, które nie wymagają ani ich doświadczenia, ani znajomości klientów. Doświadczony handlowiec przepisuje zamówienia z maili do programu. Kierownik produkcji składa tygodniowe zestawienie z kilku arkuszy. Osoba z księgowości szuka brakujących dokumentów i ustala, które zlecenie ma ponieść dany wydatek.

Nikt tego nie planował. Takie zajęcia narastały latami, bo firma rosła szybciej niż jej programy, a luki łatało się ręcznie. Dziś zabierają czas ludziom, którzy mogliby w tym samym czasie zdobywać klientów, pilnować jakości albo uczyć się nowych rzeczy.

Dlaczego kolejny etat często niczego nie zmienia

Nowa osoba trafia do tego samego systemu. Dostaje te same arkusze i ten sam sposób przenoszenia danych, więc szybko zaczyna robić to samo, co reszta zespołu. Dodatkowo przez pierwsze miesiące ktoś musi ją uczyć, a tym kimś jest zwykle najbardziej doświadczony pracownik, który i tak nie ma czasu.

Firma rośnie wtedy w kosztach, ale niekoniecznie w możliwościach. Pensji przybywa, a liczba godzin poświęcanych na rozwój zostaje mniej więcej taka sama.

Najpierw zdjąć z zespołu to, co trywialne

Odwrotna droga zaczyna się od pytania, które zadania można zabrać ludziom bez straty dla jakości. Najczęściej są to czynności powtarzalne i oparte na jasnych regułach, takie jak przepisywanie danych z dokumentów, sklejanie raportów, porównywanie zamówień z fakturami czy sprawdzanie statusu zlecenia w kilku miejscach naraz.

Te zadania może przejąć niewielkie narzędzie zbudowane dla konkretnej firmy. Pracuje obok programu, którego zespół już używa, odczytuje dokumenty i wiadomości, porządkuje dane i przekazuje je tam, gdzie powinny trafić. Ludzie zostają przy decyzjach, rozmowach z klientami i sprawach, w których liczy się ich wiedza.

Ile godzin da się odzyskać

Dobrze to widać na prostym przykładzie. Pięć sprawdzonych osób traci na rutynowych czynnościach około godziny dziennie. W miesiącu daje to mniej więcej 100 godzin, czyli tyle, ile przepracowuje ktoś zatrudniony na trzy piąte etatu. Gdy narzędzie weźmie na siebie 70 procent tych zadań, zespół odzyskuje 70 godzin.

Przy pełnym koszcie pracownika na poziomie 60 zł za godzinę te godziny są warte 4 200 zł miesięcznie. Koszt utrzymania narzędzia, około 500 zł, zmniejsza tę kwotę do 3 700 zł. Rozwiązanie połączone z programem firmy, za około 8 000 zł, pokrywa swój koszt w nieco ponad dwa miesiące, bez rekrutacji i bez szkolenia nikogo nowego.

Odzyskany czas trzeba świadomie oddać rozwojowi

Godziny, których nikt nie przypisze do nowych zadań, łatwo się rozmywają. Dlatego warto od początku zdecydować, na co zostaną przeznaczone. Handlowiec może co tydzień dzwonić do klientów, do których dotąd nie docierał. Kierownik może zająć się planowaniem zamiast przepisywaniem. Ktoś z biura może przygotować nową usługę, na którą wcześniej brakowało rąk.

Z obserwacji Macieja Malińskiego, założyciela malinski.ai, wynika, że właściciele rzadko pytają o samą technologię. Pytają, czy zespół, który mają, udźwignie większą skalę. Odpowiedź zależy głównie od tego, ile jego czasu pochłaniają dziś zadania, które można przekazać maszynie.

Ile to kosztuje i jak szybko powstaje

Jeszcze niedawno program dopasowany do jednej firmy oznaczał budżet liczony w dziesiątkach tysięcy złotych. Dziś, dzięki sztucznej inteligencji, narzędzia projektowane pod konkretną firmę mają pierwszą działającą wersję po dniu lub dwóch, a ich cena zaczyna się od 5 000 zł. Na ostateczną kwotę najbardziej wpływa forma danych, bo skany i zdjęcia wymagają więcej pracy niż pliki, i to, czy używany dziś program pozwala wymieniać informacje automatycznie. W serwisie malinski.ai można obejrzeć przykłady narzędzi, które odzyskują czas w firmach z różnych branż.

Pierwszy krok

Najprościej zacząć od tygodnia obserwacji. Kilka osób zapisuje przez pięć dni każdą czynność polegającą na przepisywaniu, szukaniu albo przenoszeniu informacji, razem z orientacyjnym czasem. Taka lista pokazuje, gdzie zespół traci najwięcej godzin. Pomocny jest też poradnik o tym, od czego zacząć automatyzację w firmie, który podpowiada, jak ocenić pojedynczy proces i policzyć zwrot.

Autor:

Maciej Maliński, założyciel malinski.ai.

Przedsiębiorca i doradca zarządów z blisko trzydziestoletnim doświadczeniem w handlu, produkcji i dystrybucji. Łączy praktyczną znajomość procesów biznesowych z możliwościami sztucznej inteligencji, projektując i wdrażając rozwiązania, które dają firmom realną przewagę: szybsze procesy, niższe koszty i decyzje oparte na danych. Pomaga przedsiębiorcom przekuć potencjał AI w konkretne wyniki.

Chcesz dowiedzieć się, jak wykorzystać AI w swojej firmie? Skontaktuj się z Maciejem przez malinski.ai.