Praca zdalna, kodeks pracy i regulacje

Czym jest praca zdalna? 

Przepisy dotyczące pracy zdalnej zostały wprowadzone w dniu 7.04.2023 r. i stanowiły jedną z największych nowelizacji Kodeksu pracy w ostatnich latach. Zgodnie z kodeksową definicją: praca zdalna to praca, która może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. 

Jak wynika z przytoczonego fragmentu Kodeksu pracy, wykonywanie pracy zdalnej nie oznacza w każdym przypadku całkowitego rozdzielenia dotychczasowego miejsca pracy od nowego miejsca świadczenia pracy zdalnie. Przepisy bowiem wprowadzają tak zwaną „pracę hybrydową”, która mówiąc najprościej polega na częściowym wykonywaniu pracy w miejscu prawidłowo wyznaczonym przez pracodawcę (na przykład zakład pracy, biuro pracodawcy), a częściowym wykonywaniu jej w miejscu uzgodnionym przez pracownika i pracodawcę (na przykład dom lub mieszkanie pracownika).

Przepisy, które wprowadzają powyższą definicję są przepisami, które uchylają dotychczas obowiązujący rozdział poświęcony „telepracy”.  Zgodnie z definicją praca zdalna jest pojęciem znacznie szerszym niż pojęcie telepracy, co pozwala na wniosek, że przepisy dotyczące telepracy są niejako wchłonięte przez przepisy regulujące pracę zdalną.

Jak rozpocząć pracę zdalną? Czy potrzebna jest nowa umowa? 

Pomimo tego, że przepisy wprowadzające pracę zdalną są nowym rozwiązaniem, nieznanym wcześniej prawu polskiemu, to wprowadzenie systemu pracy jakim jest praca zdalna nie wymaga zawierania nowej umowy o pracę. Ustawodawca wprowadził możliwość skorzystania z pracy zdalnej w trakcie trwającego zatrudnienia.

Zasadniczo praca zdalna może zostać wprowadzona na trzy podstawowe sposoby:

• na podstawie uzgodnienia między stronami umowy o pracę (zarówno przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia),
• na podstawie polecenia pracodawcy,
• na podstawie wniosku pracownika.

Jednostronne zlecenie pracownikowi pracy zdalnej polega na tym, że wykonywanie pracy zdalnej nie wynika z porozumienia pracownika i pracodawcy, lecz pracodawca wydaje jednostronną decyzję zobowiązując pracownika do wykonywania pracy w formie zdalnej. Pracodawca może skorzystać z takiego uprawnienia tylko w przypadkach wymienionych w ustawie, czyli:

• w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu,
• w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej.

Niezbędne jest jednak spełnienie określonej w przepisach przesłanki, którą jest złożenie przez pracownika, bezpośrednio przed wydaniem przed wydaniem polecenia pracodawcy, oświadczenia w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.

Wniosek pracownika dotyczący pracy zdalnej - czy pracodawca musi go uwzględnić? 

Ustawodawca wprowadzając przepisy dotyczące pracy zdalnej przewidział sytuację, w której pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek pracownika. Jest to przypadek, w którym praca zdalna wprowadzana jest na podstawie uzgodnienia między stronami umowy o pracę, jednakże - co istotne - do takiego uzgodnienia dochodzi na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektrycznej. Pracodawca co do zasady ma obowiązek uwzględnić wniosek pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4 roku życia, pracownicy w ciąży, pracownika o którym mowa w art 142¹ § 1 pkt 2 i 3 kodeksu pracy, a także pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.

Uwaga! Pracodawca będzie uprawniony do odmowy uwzględnienia wniosku pracownika w powyżej wymienionych sytuacjach, jeżeli ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy, wykonywanie jej w trybie zdalnym jest niemożliwe. O przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca zobowiązany jest poinformować pracownika w formie papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika.

Regulamin pracy zdalnej 

Wykonywanie pracy w formie zdalnej wymaga wcześniejszego ustalenia kluczowych zasad z nią związanych, regulujących relacje między pracodawcą a pracownikiem. Zgodnie z postanowieniami Kodeksu pracy, zasady pracy zdalnej powinny być precyzyjnie określone w regulacjach wewnętrznych dotyczących tej formy pracy.

Mogą to być:

• porozumienie, które zostało uzgodnione między pracodawcą a zakładową organizacją związkową,

• regulamin, w przypadku braku porozumienia lub gdy w danym przedsiębiorstwie nie funkcjonują organizacje związkowe,

• polecenie dotyczące wykonywania pracy zdalnej lub umowa zawarta z pracownikiem, jeżeli nie doszło do porozumienia ani nie został sporządzony regulamin, jak powyżej wspomniano.

Zgodnie z przepisami, w regulaminie lub porozumieniu należy zawrzeć informacje dotyczące:

• grupy pracowników objętych pracą zdalną.

Ponadto konieczne jest precyzyjne określenie zasad:

• pokrywania kosztów przez pracodawcę,

• ustalania ekwiwalentu finansowego,

• komunikacji między pracodawcą a pracownikiem wykonującym pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy,

• monitorowania wykonywanej pracy,

• kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,

• kontroli przestrzegania wymogów dotyczących bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych,

• instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu dostarczonych narzędzi pracy, w tym sprzętu technicznego.

Pracodawca zobowiązany jest również do konsultowania wszelkich zasad, które mają zostać wprowadzone do regulaminu, z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w ustalonym porządku. Wskazane elementy regulaminu (lub porozumienia) stanowią minimalne wymagania dotyczące treści, nakładane przez ustawodawcę.

Jakie obowiązki pracodawcy wynikają z przepisów?

Przepisy wprowadzające pracę zdalną nakładają na pracodawców szereg obowiązków, których realizacja jest niezbędna w celu osiągnięcia jak najefektywniejszych rezultatów pracy, a także pozwoli pracodawcy uniknąć nieprawidłowości w przypadków ewentualnych kontroli. Przede wszystkim na pracodawcy ciąży obowiązek zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy niezbędne do wykonywania pracy zdalnej ( także urządzenia techniczne). Pracodawca ma obowiązek zapewnić wykonującemu pracę zdalną pracownikowi instalację, serwis i konserwację narzędzi pracy - albo - zobowiązać się do pokrycia kosztów związanych z powyższym. Mówiąc wprost - pracodawca musi albo zagwarantować przygotowanie odpowiednich warunków pracy ( a także ich ewentualny serwis i konserwacje) albo zobowiązać się do pokrycia kosztów za takie usługi.  Pracodawca ponosi także koszty energii, która potrzebna jest do wykonywania pracy, a także niezbędnych usług telekomunikacyjnych. Jeżeli pracownik wyrazi chęć lub zaistnieje potrzeba przeprowadzenia dodatkowych szkoleń i udostępniania pomocy technicznej, które okażą się niezbędne aby pracownik mógł prawidłowo wykonywać prace zdalną, to obowiązkiem pracodawcy jest zapewnić powyższe.

Wszelkie szczegóły dotyczące realizacji poszczególnych obowiązków pracodawcy, jak i sposobu obliczania kosztów za energię, usługi telekomunikacyjne czy związanych z konserwacją urządzeń powinny być ustalone w regulaminie pracy zdalnej albo w porozumieniu pracownika i pracodawcy, które jest podstawą takiego sposoby wykonywania pracy.

Szczególnym obowiązkiem pracodawcy, charakterystycznym dla pracy zdalnej jest zapewnienie więzi między pracownikiem wykonującym pracę zdalną, a zakładem pracy. Oznacza to, że pracodawca musi umożliwić pracownikowi, który wykonuje pracę zdalną przebywanie na terenie zakładu pracy (w tym korzystania z wszelkich pomieszczeń) oraz kontaktowanie się z innymi pracownikami - na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników.

Oczywiście pracodawca realizuje w stosunku do pracownika w czasie wykonywania przez niego pracy zdalnej obowiązki wynikające wprost z przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy.

Obowiązki pracownika pracującego zdalnie

Pomimo tego, że znakomita większość przepisów wprowadzających pracę zdalną dotyczy obowiązków, które nakładane są na pracodawcę, to ustawodawca uregulował także tę kwestię w odniesieniu do pracownika. Przede wszystkim z uwagi na charakter pracy zdalnej i możliwość występujących nadużyć, przepisy nakładają na pracownika bezwzględny obowiązek przestrzegania procedur ochrony danych osobowych. Pracownik wykonujący pracę zdalną zobowiązany jest do przekazania niezbędnych informacji,  które umożliwią wzajemne porozumiewanie się za pomocą środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Skupiając się na obowiązkach pracownika, warto także podkreślić przysługujące pracodawcy prawo do przeprowadzania kontroli wykonywania pracy zdalnej przez pracownika, kontroli w zakresie bhp lub kontroli przestrzegania wymogów w zakresie przestrzegania procedur ochrony danych osobowych.

Jakie najważniejsze elementy muszą być określone w porozumieniu lub regulaminie? 

Zwrot kosztów pracy zdalnej - przepisy wprowadzają obowiązek pracodawcy, polegający na zwrocie kosztów poniesionych przez pracownika, jeżeli związane są one z wykonywaniem pracy zdalnie.

Ekwiwalent pieniężny - w przypadku wykorzystywania przez pracownika własnych materiałów i narzędzi pracy (w tym urządzeń technicznych) uprawniony jest on do wypłaty ekwiwalentu pieniężnego, który można określić jako równowartość pieniężną przysługującą za poniesione koszty (związane na przykład z eksploatacją narzędzi)

Pokrycie wyżej wymienionych kosztów może być ustalone w formie wypłaty ryczałtu, którego wysokość ma odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika. Przy ustalaniu wysokości ryczałtu lub ekwiwalentu trzeba wziąć pod uwagę w szczególność:

• normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe,
• ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału,
• normy zużycia energii elektrycznej i koszty usług telekomunikacyjnych.

Przeprowadzanie kontroli pracy zdalnej - przepisy upoważniają pracodawcę do przeprowadzenia kontroli:

• wykonywania pracy zdalnej przez pracownika,
• w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
• przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych.

Kontrolę przeprowadza się w porozumieniu z pracownikiem w miejscu wykonywania pracy zdalnej w godzinach pracy pracownika. Nie może ona jednak naruszać prywatności pracownika, ani innych osób. Nie może ponadto utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.